A Prefeitura de Contagem está implantando a Política Municipal de Gestão de Documentos, a partir de projeto criado na Secretaria Municipal de Administração (Sead). Ele tem como objetivo classificar e dar uma destinação final - inclusive com a preservação - aos documentos produzidos/recebidos pelos órgãos da administração direta e indireta do município. A iniciativa também visa atender a legislação arquivística municipal e a Lei Federal nº 8.159/1991, a Lei de Arquivos.
O projeto contará com a consultoria da empresa Arquivotech Gestão da Informação, especializada no assunto. Ela terá a missão de acompanhar/assessorar as comissões de avaliação de documentos que foram formadas em cada secretaria, autarquia e fundação, no decorrer de todo processo de implantação da Gestão de Documentos, bem como diagnosticar toda a massa documental acumulada nos órgãos municipais.
Segundo o técnico superior em Gestão da Informação, servidor da Sead, Leonardo Ribeiro de Almeida, o projeto terá a duração total de doze meses, sendo dividido em duas etapas: sendo a primeira o diagnóstico e capacitação para elaboração dos instrumentos de Gestão de Documentos; e a segunda a Coordenação da Comissão Municipal de Arquivística e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos.
Para o desenvolvimento e execução das etapas estão sendo capacitados 86 servidores, a partir desta terça-feira (5/11), na Puc Contagem. O treinamento segue na quarta (6/11) e quinta-feira (7/11). Ao final da capacitação, as comissões de cada órgão municipal terão que elaborar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade.
Servidores estão recebendo treinamento para contribuírem com a formulação dos instrumentos par aa gestão de documentos - Fotos: Ricardo Lima/PMC
O projeto ainda prevê a produção de um Manual de Gestão de Documentos de Arquivo que virá juntamente com uma cartilha de boas práticas para o arquivo de documentos, em todo o âmbito dos órgãos municipais da administração direta e indireta.
“Como benefício o município passará a ter uma produção racional de seus documentos gerando economia de recursos. Essa racionalização será fruto de um arcabouço teórico, legal e prático que vai nortear todos os órgãos que compõem a Prefeitura de Contagem na geração de seus documentos, em sua destinação, tendo como foco a organização e definição do prazo de guarda (temporalidade). Como resultado será possível identificar documentos de valor histórico, assegurando a preservação da memória da cidade para as gerações futuras”, comentou, Leonardo Almeida.
O que são as comissões
Cada secretaria, autarquia e fundação contará com uma comissão que terá como objetivo executar as atividades de identificação das funções, subfunções e atividades, no levantamento e avaliação dos documentos produzidos e acumulados e propor destino a eles. Caberá a cada comissão elaborar a proposta de prazo de guarda e destinação dos documentos produzidos e acumulados pelo órgão representando.
A capacitação abordará durante os três dias: a apresentação do projeto; fundamentos da gestão de documentos; produção, utilização e destinação de documentos; gestão de documentos na prática; o papel da comissão permanente de avaliação de documentos.
